top of page
Szukaj
  • kamilakurkowska

5 zasad skutecznego spotkania z klientem kancelarii

W zeszłym tygodniu pisałam do Ciebie, o tym dlaczego warto przygotować się do spotkania z klientem i mieć na to spotkanie dobry plan. Dzisiaj pokażę Ci, jakich zasad powinnaś przestrzegać i jak ułożyć strukturę spotkania.





No to wskakujemy!


Zasada 1 Ustal zasady


Po kilku pierwszych, zapoznawczych minutach spotkania możesz powiedzieć wprost do klienta.

“Proszę Pana, doskonale zdaję sobie sprawę z tego, jak cenny jest Pana czas, a także mój. Dlatego chcę zaproponować, byśmy postępowali według określonego planu, tak, aby jak najlepiej wykorzystać tę najbliższą godzinę. Czy zgadza się Pan na to?

Bardzo istotne jest, abyś uzyskała zgodę, potwierdzenie, że klient przyjął Twoją propozycję. W ten sposób pokażesz, że czas klienta jest dla Ciebie ważny, ale także zasygnalizujesz, że spotkanie ma określone ramy, a także, że jesteś do niego dobrze przygotowana.

Zasada 2 Określ czas i spraw, by nic, aby Tobie, ani klientowi nie przeszkadzało.


Czy zdarzyło Ci się, że jakieś spotkanie z potencjalnym klientem trwało w nieskończoność, a Ty i tak wiedziałaś, że nic z tego nie wyjdzie?

Ostatnią rzeczą, na którą możesz sobie pozwolić, jest inwestowanie dwóch godzin w spotkanie z kimś, kto na pewno nie kupi od Ciebie usługi prawnej.

Dlatego gorąco rekomenduję Ci, abyś na samym początku określiła, że spotkanie będzie trwało 45-60 minut. Jeśli stwierdzisz, że siedzi przed Tobą perspektywiczny klient, zawsze będziesz miała możliwość, żeby przedłużyć spotkanie. Jeśli jednak dojdziesz do wniosku, że to nie jest klient, z którym chcesz pracować, będziesz się czuła dużo bardziej komfortowo kończąc spotkanie w ustalonym czasie.

Możesz także zasugerować, że istotne jest, aby nic ani Ciebie, ani Twojego klienta nie rozpraszało. Wyłącz telefon i daj do zrozumienia klientowi, że jego sprawa jest na tyle ważna, że wskazane jest, aby zrobił to samo. Niespodziewane telefony mogą całkowicie wybić i Ciebie i klienta z rytmu spotkania. Takie postawienie sprawy sprawi, że klient poczuje powagę sytuacji, ale także odczuje, że jest dla Ciebie ważny.

Zasada 3 Określ cel spotkania.


Na tym etapie istnieje wiele możliwych scenariuszu. Ja pokażę Ci tylko jeden z nich. Być może to, co za chwilę zobaczysz, będzie dla Ciebie zaskakujące.


Rekomenduję Ci, abyś zaraz po ustaleniu zasad, a także określeniu czasu spotkania powiedziała takie zdanie:


“Celem dzisiejszego spotkania jest to, abyśmy się o sobie nawzajem dowiedzieli jak najwięcej, tak by świadomie podjąć decyzję, czy jesteśmy dla siebie najlepszymi partnerami do współpracy przy tej sprawie/w tym projekcie”.


Zszkokowana? 😄 Myślisz sobie teraz pewnie:

“Ale, że jak???!!! Mam coś takiego powiedzieć klientowi, którego z takim trudnem udało mi się pozyskać na to pierwsze spotkanie???? I mam go teraz zniechęcać w taki sposób????”

Celem takiego podejścia, jest pokazanie potencjalnemu klientowi, że tylko "dopasowanie dla obu stron" sprawia, że współpraca jest udana. To także stawia Cię na tym samym poziomie z poważnym prezesem, szefową działu prawnego, czy z bardzo zamożnym klientem, który chce się rozwieść. Podpowiem Ci tylko, że takie ustawienie relacji na samym początku bardzo ułatwia uzyskanie satysfakcjonującego Cię wynagrodzenia.

Zasada 4: Określ oczekiwania obu stron.


Mam nadzieję, że pamiętasz, kiedy mówiłam w poprzednim mailu o przepisywaniu recepty przed diagnozą. Dla dobrej diagnozy musisz przeprowadzić dobry wywiad medyczny, tfu! wywiad prawniczy 😉


Zachęcam, abyś tę część spotkania rozpoczęła od zdania:

“Abyśmy obydowoje przekonali się, czy jestem najlepszą prawniczką/adwokatką/radczynią/adwokatem/radcą (niepotrzebne skreśl) do poprowadzenia Pana sprawy/projektu muszę zadać Panu kilka pytań. Niektóre z nich mogą być trudne. Czy mam na to Pana zgodę?”


Dlaczego warto zaznaczyć, że to mogą być trudne pytania? Dlatego, że z Twojego punktu widzenia celem tego spotkania jest nie tylko dowiedzieć się, jakie klient ma problemy, czy wyzwania, ale także jak bardzo one są pilne. Czasem klient może nie zdawać sobie sprawy, że jego problem jest pilny, albo jak jest poważny.

Twoją rolą nie jest przekonywanie, że natychmiast powinien się zająć tym tematem i najlepiej, aby zatrudnił do tego właśnie Ciebie. Powinnaś natomiast tak zadawać pytania, aby klient sam doszedł do wniosku, że temat jest pilny, a Ty zadajesz tak celne i trafne pytania, że od razu widać, że znasz się na temacie i jesteś świetną ekspertką.


Odważnym krokiem jest także zapytanie klienta, jakie ma oczekiwania wobec dzisiejszego spotkania. Jednak uprzedzam, że mogą Ci się zdarzyć klienci, którzy “popłyną”. Ale będzie to też dla Ciebie ważna informacja, czy chcesz z takim klientem pracować.

Zasada 5 Określ, kiedy rezultat spotkania będzie korzystny dla obu stron.


Zanim przejdę do tego kroku, chciałabym Cię przygotować…

Jaki jest najgorszy wynik spotkania z nowym potencjalnym klientem?

Czy to, że usłyszysz nie? Odpowiedz sobie szczerze, ile razy na pierwszym spotkaniu, klient tak wprost, bezpośrednio powiedział Ci: “Pani mecenas, nie przekonuje mnie to, co Pani mówi, nie kupię Pani usług”. Podejrzewam, że jeśli usłyszałaś coś takiego, to można by policzyć takie sytuacje na palcach jednej ręki.

Po pierwsze, dla klienta wcale nie jest takie komfortowe powiedzieć wprost “nie”. Dlatego pewnie najczęściej możesz słyszeć “To ja się jeszcze zastanowię”. Klienci też czasem boją powiedzieć “nie” bo być może obawiają się, że Ty nie zaakceptujesz odmowy i nadal będziesz chciała ich przekonać do siebie. Nigdy nie wiesz, co siedzi w głowie klienta.


Myślę, że masz już tyle doświadczenia, że wiesz, że klienci, którzy mówią “Muszę się jeszcze zastanowić” zazwyczaj nie wracają. Wiedząc wszystko to, kluczowe jest to, abyś wiedziała na czym stoisz. Oczywiście najlepszą rzeczą, którą możesz usłyszeć to: “Tak chcę rozwiązać ten problem. Proszę przesłać umowę o współpracy. Podpiszę dla Pani pełnomocnictwo.”

Ale… wiedz także, że równie cenną odpowiedzią jest usłyszenie od klienta jednoznacznego “nie”, tak aby każdy mógł pójść w swoją stronę. Pamiętasz, co mówiłam o wzajemnym dopasowaniu? Czy chciałabyś pracować z kimś, kto Tobie nie pasuje, a Ty jemu?


Dlatego zachęcam Cię do otwartego dialogu z klientem i postawienia sprawy jasno. Może Ci w tym pomóc takie zdanie:

“Na koniec spotkania zaproponuję Panu jeden lub dwa kierunki działania. Dlatego, że cenię szczerość i otwartość w relacjach zawodowych chciałabym, abyśmy pod koniec spotkania powiedzieli sobie, czy widzimy dalszą współpracę. Jeśli, któraś ze stron uzna, że z jakiś względów, to nie będzie najlepszy wybór, to rozstaniemy się w życzliwości i sympatii. Czy to będzie dla Pana w porządku?”

Być może nie dowierzasz temu, co teraz czytasz. Pokażę Ci teraz bardzo jasne uzasadnienie mojej rekomendacji.

Co do zasady, prowadząc kancelarię sprzedajesz swój czas. Przeliczasz godziny na pieniądze. To zobacz, jeśli będziesz miała jasną, klarowną deklarację od klienta, czy chce, czy nie chce z Tobą współpracować, to ile czasu możesz zaoszczędzić? Dużo. Prawda?


Jednak czas to jedno. Pomyśl o przestrzeni w Twojej głowie i energii, którą zużyjesz zastanawiając się, czy klient wróci, czy nie. Bezcenne. Za wszystko inne zapłacisz kartą Mastercard… 😉

Jest jeszcze jeden pozytywny aspekt działania w ten sposób. Jak już wspomniałam w Zasadzie 3 poprowadzenie spotkania w taki sposób pozycjonuje Cię, jako partnera niezbędnego klientowi do rozwiązania jego problemu, a nie jako nachalnego sprzedawcę. Mocne, prawda?

Kiedy jesteś pewna siebie i dajesz zarówno klientowi, jak i sobie przestrzeń do powiedzenia nie, to w głowie klienta może się uruchomić pewien tok myślenia. Oto on: “Skoro ta prawniczka, liczy się z tym, że nie będziemy razem pracować, to widocznie ma wielu klientów. Jeśli ma wielu klientów, to musi być dobra w tym co robi. Jeśli jest dobra w tym co robi, to chcę z nią pracować.” Jak Ci to brzmi?

Ale to nie wszystko. Stworzenie przestrzeni na “nie” znacznie redukuje stres, zarówno Twój, jak i klienta. A przecież czego, jak czego, ale stresu w Twoim życiu Ci nie brakuje.

Pamiętaj, działanie bez planu to, jak jazda bez nawigacji po mieście którego nie znasz.

Czas jest zasobem którego nikt, nigdy Ci nie odda. Więc chyba warto wykorzystać godzinę spotkania z klientem, jak najefektywniej, prawda?


Jeśli to, o czym piszę, jest dla Ciebie ciekawe, to nie możesz przegapić mojego darmowego szkolenia:

Jak pozyskiwać klientów do kancelarii.



Na szkoleniu będę mówiła o tym:

  • Jak znaleźć klientów dla Twojej kancelarii.

  • Jak zdobywać nowych klientów wobec braku pewności siebie.

  • Jak rozwiązać problem braku kontaktów, które skutkowałyby napływem klientów.

78 wyświetleń0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Comments


Post: Blog2_Post
bottom of page